取引先やお客様への営業メールやお礼メールは、午前中の訪問や打ち合わせがあったなら当日夕方頃までに、午後以降の訪問であれば、翌日午前中までに送るのがベストタイミングです。
お会いしてまだ余韻が残っているうちに送りましょう。
お送りしたメールを取引先のお客様に開封してもらいやすくするためには、「送信元」「件名」「配信のタイミング」の3点に工夫が必要です。
その中でも件名が重要な要素であることは確実です。
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送信元を変更してメール開封率アップ！
メールの開封率をあげるためにまず工夫できる点は、まず送信元です。
送信元が「Keiko Tanaka」のように英語表記だとスパムメールと間違えられて開かれずに迷惑メールフォルダ行きになる可能性があります。
海外との取引がない会社の場合、高確率でスパムと間違えられてしまいます。
また「keiko-tanaka@〇〇.com」のように送信元＝メールアドレスのままという場合も開封率は低いです。
Microsoft Office Outlookを使っている場合は、メニューから、[ツール]→[アカウント設定]を開き、そこで送信元の名前を設定しましょう。
「氏名＋会社名」などに設定しておくといいですよ。
アポが取れる件名の書き方3つのポイント！
メールに替わる連絡手段としてLINEなどのメッセンジャーアプリが浸透してきたことで、20代から30代のビジネスマンはメールは時代遅れだと思っているかもしれません。
実際のところ、メールはまだ第一線で活躍中で、特に社外の相手とやりとりするビジネスシーンでは欠かせないものです。
しかし、20代から30代後半の若い起業家の間ではメールは時代遅れだと思っている方も多いようです。
それ故、どれだけ魅力的な件名にしたつもりでも開封されない可能性が残ります。
件名には
「送信者の名前」＋「相手との関係」＋「要件を簡潔に」この3つを全て盛り込む勢いでつけましょう。
例えば、
「5月19日の商談で要望があった営業資料送付の件（山田商事：田中K子）」
上記のように
まず自分とどこで接点があった人か思い出してもらい、
どんな内容についてのメールなのか、そして誰からきたメールか
といった3つの要素を含むことによって、送信者が怪しいものではないという印象を伝えていくことが大切です。
また、メールの返信などを優先順位や返信の必要性を考えながらメールを確認しているお客様であれば、その内容が一目でわかることから、これは開かないといけないメールだ！と判断してもらいやすくなります。
メールを送るタイミングが悪いと全てが台無し！？
ビジネスメールは送る時間帯によっては相手に不快感を与えたり、失礼だと捉えられたりしてしまう可能性があります。
業務に追われて後回しにしてしまった取引先へのメール。
今日中にメールを送ってしまいたいけれど、すでに時間は22時過ぎ・・・という場合はメールするのをやめておきましょう。
まだ直接顔を会わせていない新規見込顧客に営業メールを送る場合、基本的には相手の就業時間内を調べて送りましょう。
忘れそうな時はメール送信予約機能などを活用しましょう。
初めて訪問して名刺交換した見込顧客にお礼のメールを送る場合、忘れられないよう早めのタイミングがおすすめです。
しかし、夜のイベントに知り合った相手や業務の都合でメールを送るのが夜遅い時間帯になった場合、深夜にメールを送ると迷惑をかけてしまう可能性もあるのでその場合は、翌日早めに送り、ひと言ご挨拶遅くなりましたと添えると印象がよいでしょう。
まとめ
送信元がはっきりするように設定すると迷惑メールだと思われず、開封率が上がります。
また、営業メールの開封率をアップするためには件名に「送信者の名前」＋「相手との関係」＋「要件を簡潔に」この3つを全て盛り込む勢いでつけましょう。
タイミングも大事です。初めて訪問して名刺交換した見込顧客にお礼のメールを送る場合は忘れられないよう早めのタイミングを心がけてください。
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