営業メールで良い印象を得るために大切なことは「親しみやすい文章」と「こまめな返信」です。
文章を作成する際は、フォーマルな書き方で失礼ないように書くというイメージを持っている人が多いのですが、あまりフォーマルにしすぎると固くてぎこちない印象を与えてしまうことも。
メールは営業先へのコンタクトや社内連絡などでビジネスマン必須のツールになっていますが、営業メールには決まりごとや、開封率を上げて相手に見てもらいやすくする方法が存在します。
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効果的な営業メールの書き方
文章には書く人の考えや意思がにじみ出ます。
特に書き手の人柄は文章の上手い下手を超えて読み手に伝わってくるものです。
ただし、ビジネス文書というのは事務的な定型文であるためそこに個性が強く発揮されることはめったにありません。
顧客の心理に基づいた守るべき型というものはありますが、そこに自分の人柄が込められるよう工夫は必要です。
営業が送るメールは、アポ取り・提案・契約など多くのフェーズに分けることができます。
今回は上記の3つを例に状況別に例文を見ていきましょう。
アポ取りのメールの書き方
アポ取り営業メールは例文で見ていきましょう。
【】の中にポイントが書いてあります。
意識して内容を考えましょう。
この例文は提案、お礼メールにも活用できます。
件名：【開封されやすいように件名に要点を明確に＆自分の名前】
◯◯株式会社
◯◯部 部長
△△様【メール冒頭の挨拶＆自分が何者か説明する簡単な紹介】
【メールを送った経緯を説明＆アポイントメントの依頼】★
————————–
■候補日時
【3つほどこちらから日時を提示する】
————————–【締めの挨拶】
自分の名前
提案メールの書き方
仕事でなにか問題点や改善点を発見した時、それを指摘するだけでは半人前。
「こうしたらどうか」という改善の提案ができてこそ、一人前のビジネスパーソンといえますね。
しかし提案の仕方によっては、相手の気分を損ねてしまうこともありえます。
最も肝心なことは1つだけ。
それは「相手の立場に立っているかどうか」です。
あなたが会社の意思決定権を持つ重役としたとき、社員の人生がかかっているような経営の意思決定を全くの外部の人間に託すということはありません。
出しゃばりなアドバイスやひけらかした知識は相手に不快感を与えます。
相手の悩みや困っていることにあった提案をすることが最も大事なので、そのことを踏まえた内容になるよう工夫しましょう。
先ほどの例文においては、★マークの部分を【相手の立場に立ち、相手のニーズを解決するための提案】に変えればOKです。
3. 契約成立のお礼メールの書き方
契約成立後のお礼メールは基本、契約をいただいた当日に送信しましょう。
契約後に営業マンから音沙汰がないと、お客様は不安になってしまいます。
安心感を与えるためにも、お礼メールは早めに送りましょう。
先ほどの例文においては、★マークの部分を【契約をいただいた内容の簡潔なリマインド＆アフターフォローの文章】に変更するだけでOKです。
アフターフォローの文章には「お気付きの点やご不明な点などございましたら、お気軽にご相談くださいませ」などと契約後も私が親身に対応しますよという一文を添えておくことが大切です。
サポートが一切不要な商品はありませんよね。
困ったときの連絡先もここで記載しておくようにしましょう。
契約内容や納期の手配状況についての確認事項を箇条書きにして書くなどすると、より親切な文面になります。
まとめ
言葉には書く人の人格が現れがちですが、ビジネスメールは型に落とし込めばよっぽど的を外れた内容にはなりません。
今回はアポイントを取るためのアポ取りメール、提案メール、契約成立後のお礼のメールについて例文も取り入れながら注意事項をまとめました。ぜひ参考にしてみてください。
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