政府主導で始まった「働き方改革」の3本柱の1つが長時間労働の解消ですが、それを実行に移せるのは都市化が進んでいる一部の限られた大企業だけで、今も不況の只中にある地方の中小企業ではほぼ実施されていませんでした。
しかし、労働年齢人口の急激な減少は止まらず、社内の制度を見直して効率化を図り業績を上昇させることが急務となっています。
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「働き方改革」で見えてきた営業部門が取り組むべき4つの制度改善
「なぜ残業しなければ仕事が終わらないのか」を分析すると営業の仕事以外に多くの時間が裂かれているのがわかります。
残業をなくすことは難しいですが、これまで必要と思い込んでいた仕事を他のやり方に置き換えて時短することは可能です。
以下に営業における働き方改革の改善策を挙げてみました。
1）報告や管理関連の書類を部署ごとに当てて書く
当たり前のことだと思う人もあるでしょうが、未だに各所に提出するための書式がばらばらで、ほぼ同じ内容の書類を数種類も作成しなければならない会社が少なからず存在しています。
書式を統一し必要数だけプリントアウトすれば済むようにするだけでもかなりの時間短縮ができます。
始めに改革すべきはここだと言えるでしょう。
2）基本的に営業活動が終わったら一旦帰社する
現在の働き方では営業活動の後に帰社するのは勤怠管理のためというより実質的に主に事務作業をするためのものになっています。
報告書作成、数値管理関係のデータ入力、見積書と請求書の作成などの他にも様々な事務を帰社してから行っていますが、そのどれもが本当に会社でなければできない作業なのかを見直し、社外でできることは社外で完結させましょう。
情報やデータを共有できるツールを使えばリモートワークで済みますし、LINEなどリアルタイムで文字や音声で連絡できるツールを使えば勤怠管理も可能です。
3）定例会議はこまめに行う
慣例的に行ってきた会議の中には毎回似たり寄ったりの内容のものばかりという時があります。
業務の動向報告に関するものなど回数を減らしても問題のないものは減らし、会議が必要な案件だけに絞れば時間だけでなくストレスの軽減にも繋がります。
会議はSkypeなど映像機能付き通話ツールで済むものもありますので、そちらも合わせて検討すると良いでしょう。
4）営業はインサイトセールス併用型に移行
飛び込み営業は移動、担当者への面会申し込みに時間を使う割に成功率は低いのはご存知の通りです。
人との繋がり方という点において直接対面するのは絶大な効果を発揮しますが、ダウンロードタイプの営業用リストデータソフトを使って見込み客をピックアップし、電話やメールでアプローチしてからでも効果は同じですから、従来の飛び込み営業にこだわらずインサイドセールス併用型へと柔軟に移行していくべきでしょう。
働き方改革で活用すべきツールやソフトは無料のものから原則無料でオプション付き、有料で加算によりプレミアムオプション利用可能など様々な料金形態があるものもあります。
自社が求める機能や性能を考慮して選んでみてくださいね。
まとめ
今回は「働き方改革」で取り組むべき4つの制度改善をご紹介しました。
これまでのやり方で非効率的だった部分はどこなのかを分析して制度改善すべき項目を参考にしてみて下さい。
情報通信技術は専門知識が必要だった時代から大きく進歩し、小中学生からインターネット知識のない高齢の方にも扱えるものになっていますので、そういったツールを取り入れつつ、時間の断捨離をして長時間労働を短縮する「働き方改革」を進めていきましょう。
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